À quoi sert le compte 401 en comptabilité ?
Le compte 401 "Fournisseurs" est un compte de passif qui enregistre les dettes liées à l'acquisition de biens ou services dans le cadre du cycle d'exploitation de l'entreprise. Ce compte est crédité du montant des factures d'achats par le débit :
Des comptes concernés de la classe 6 pour le montant hors taxes récupérables
Du compte 4456 pour la TVA déductible
Du compte 4096 pour les emballages et matériels consignés
Il est débité par le crédit :
D'un compte de trésorerie (généralement le compte 512 "Banques") lors des règlements aux fournisseurs
Du compte 403 lors de l'acceptation d'une lettre de change ou remise d'un billet à ordre
D'un compte de la classe 6 pour les avoirs reçus suite à des retours de marchandises
Du compte 609 pour les rabais, remises et ristournes obtenus hors factures
Du compte 409 pour solde des avances et acomptes versés
Quand utiliser le compte 401 ?
Le compte 401 est utilisé pour comptabiliser l’ensemble des dettes de l’entreprise envers ses fournisseurs à l’occasion de l’achat de biens ou de services. Ce compte permet de suivre le montant des factures reçues mais non encore réglées à la date d’arrêté des comptes.
Exemples d’utilisation du compte 401
Achat de marchandises, matières premières, fournitures, prestations de services auprès de fournisseurs, facturés à l’entreprise et restant à payer.
Factures d’achat non encore réglées à la clôture de l’exercice (dettes fournisseurs en cours).
Factures de prestations externes (maintenance, sous-traitance, transport, etc.) dont le règlement est différé.
Factures de frais généraux (loyers, électricité, assurance, publicité, etc.) à régler à terme.
Quels sont les impacts fiscaux du compte 401 ?
Les dettes enregistrées au compte 401 n'ont pas d'implications fiscales directes, mais les transactions qui l'alimentent en ont d'importantes :
TVA déductible :
La TVA mentionnée sur les factures fournisseurs est généralement déductible de la TVA collectée, sous réserve des conditions légales
Cette déduction s'opère via le compte 4456 "Taxes sur le chiffre d'affaires déductibles"
Déductibilité des charges :
Les charges enregistrées en contrepartie du compte 401 sont déductibles du résultat fiscal, réduisant ainsi l'assiette imposable
Pour être déductibles, ces charges doivent être engagées dans l'intérêt de l'exploitation et être correctement justifiées
Période de rattachement :
Le principe de rattachement des charges à l'exercice concerné est essentiel
En fin d'exercice, les factures non parvenues sont comptabilisées au crédit du compte 408 pour respecter ce principe
Il est essentiel de conserver tous les justificatifs des opérations enregistrées au compte 401 pour répondre aux exigences de l'administration fiscale en cas de contrôle.
3 points clés sur le compte 401
Le compte 401 enregistre toutes les dettes commerciales vis-à-vis des fournisseurs, qu’il s’agisse d’achats de biens ou de services.
Dès que le règlement intervient (paiement par chèque, virement, etc.), le compte 401 est soldé par le crédit du compte bancaire (512) ou de caisse (53).
Il ne doit pas être utilisé pour les dettes envers le personnel (classe 42), l’État (classe 44), les associés (455), ou pour les avances et acomptes versés (409).
