Les points clés à retenir sur la facture électronique
C'est quoi une facture électronique ? Une facture électronique, c’est une facture émise au format structuré (UBL, CII, Factur‑X) ; transmise via une plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) agréée par l’État.
À partir de quelle date la facture électronique devient obligatoire ? À 1er septembre 2026 : Toutes les entreprises assujetties à la TVA devront être en capacité de recevoir des factures électroniques. Les grandes entreprises et ETI devront également émettre des factures électroniques conformes. Et à partir du 1er septembre 2027 pour toutes les autres entreprises.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique, aussi connue sous le nom d’e-invoicing, est une facture émise, transmise, reçue et conservée sous une forme dématérialisée et qui comporte nécessairement un socle minimum de données structurées (donc directement interprétables par une machine). Le format électronique permet de garantir l’authenticité (émetteur identifié), l’intégrité du contenu (non modifiable) et la lisibilité de la facture.
Attention ! Contrairement à ce que l’on peut penser, une facture papier numérisée ou une facture au format PDF ne sont pas des factures électroniques.
La facture électronique doit être présentée sous un format spécifique, conforme aux normes imposées par l’administration fiscale, et comporter un socle minimum de données structurées.
Le gouvernement a retenu différents formats de facture électronique :
Le format mixte, dit format hybride (Factur-X) : il combine un fichier PDF pour une lecture humaine et un fichier structuré au format XML lisible par les machines.
Les formats structurés (CII et UBL) : il s’agit de fichiers entièrement conçus pour être lus et traités par des systèmes informatiques. Ils sont composés de données organisées selon une structure précise comme XML.
Quelles sont les 3 obligations liées à la réforme de la facture électronique ?
La RFE entraîne trois changements majeurs dans les processus de facturation. Dès son entrée en vigueur, les entreprises concernées seront soumises à trois obligations, sous peine de sanctions.
1. La réception de facture électronique
Dès le 1er janvier 2026, toutes les entreprises immatriculées en France et assujetties à la TVA auront l’obligation de recevoir des factures électroniques. Cela implique le fait d’avoir choisi une PDP en amont.
La PDP sélectionnée pour la réception pourra être la même pour la transmission.
2. L'émission de facture électronique
L’émission de factures électroniques se fera via 3 formats autorisés :
UBL (universal business language)
CII (cross industry invoice)
Factur-X (format hybride).
Le format UBL
Ce format XML standardisé est conçu pour les échanges de données commerciales dans la mesure où il permet de structurer précisément les données des factures (données de facturation, TVA, délais de paiement…).
Largement utilisé à l'international, il est compatible avec de nombreuses solutions logicielles.
Le format CII
Ce format XML a été développé par l’UN/CEFACT pour les transferts de factures intersectorielles.
Très structuré, il est particulièrement plébiscités dans des secteurs d'activités exigeants comme l'industrie ou les grandes entreprises.
Le format Factur-X
Le format factur-x est le plus plébiscité pour sa praticité. Il regroupe un fichier PDF lisible par l’humain et un fichier XML comportant les données structurées de la facture pouvant être déchiffrées par un outil informatique pour une fiabilité sans faille.
L'e-reporting
Le e-reporting, ou déclaration de données, consiste à transmettre à l’administration fiscale les données de transactions et de paiement pour tous les échanges :
B2C (avec des particuliers) ;
internationaux (livraison et acquisition intracommunautaires, exports).
Ces transactions n’étant pas concernées par la facturation électronique, l’e-reporting est un moyen pour le fisc de contrôler et de recouper ces données avec les opérations bancaires entrantes et sortantes des entreprises concernées.
On peut assimiler l’e-reporting à un déclaration de TVA en continu. Mais gardez à l’esprit que l’obligation d’e-reporting ne remplace pas (pour le moment) les déclarations de TVA mensuelles, trimestrielles ou annuelles.
Bon à savoir :
L’e-reporting fait partie intégrante de la réforme. À ce titre, il suit le même calendrier, que nous vous présentons plus bas.
10 minutes pour comprendre la facture électronique en vidéo
Qui est concerné par la facture électronique ?
L’e-invoicing et l’e-reporting concernent toutes les entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
Les entreprises, tous statuts juridiques et toutes tailles confondus sont concernées par la réforme. Les micro-entrepreneurs non redevables de la TVA sont également soumis à l’obligation de facturation électronique. En effet, même s’ils n’appliquent pas la TVA (parce que leur chiffre d’affaires ne dépasse pas les seuils fixés), ils restent assujettis à cette taxe.
Ne sont donc pas concernés par l’e-invoicing :
les opérations exonérées de TVA ;
les importations et exportations ;
les associations non assujetties ;
la facturation aux particuliers ;
les opérations intra-communautaires.
Toutes ces opérations, dispensées de facturation électronique, sont, en revanche, concernées par l’e-reporting.
Bon à savoir :
Les entreprises établies dans les territoires de Guyane, Mayotte, Saint-Pierre et Miquelon, Saint-Barthélemy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna (et les Terres australes et antarctiques françaises) ne sont pas concernées par la facturation électronique. Toutefois, les assujettis à la TVA établis en France métropolitaine ont l’obligation d’effectuer un e-reporting sur les opérations réalisées avec les communautés d’Outre-Mer (COM).
Retrouvez les informations détaillées dans notre article “Qui est concerné par la facture électronique ?”
À partir de quand la facture électronique devient-elle obligatoire ?
L’entrée en vigueur de la réforme était initialement prévue pour le 1er juillet 2024. Pour des raisons d’organisation et afin de laisser davantage de temps aux entreprises et à l’administration fiscale de préparer cette transition, le gouvernement a acté le report de la réforme en août 2023. Voici le nouveau calendrier de la réforme de la facture électronique.
Le calendrier de déploiement de la facturation électronique en France
L’entrée en vigueur de la facture électronique est donc fixée, pour l’heure, au 1er septembre 2026. Attention, plusieurs phases de déploiement sont prévues :
La mise à disposition d’un annuaire central. Mis en place par l’AIFE (l’agence informatique de l’Etat) et prochainement accessible, il permettra de référencer tous les assujettis à la TVA et les plateformes en réception qu’ils auront mandatées. Il permet notamment de router les factures à la bonne personne et au bon endroit
Une première phase pilote avec quelques PDP sélectionnées.
Une seconde phase pilote à plus grande échelle avec des entreprises volontaires et à laquelle Pennylane a été sélectionnée avec la mention Excellente.
L’obligation de recevoir des factures électroniques pour tous les assujettis à la TVA établis en France.
L’obligation progressive d’émettre et de transmettre des factures électroniques ainsi que d’effectuer un e-reporting.
Facturation électronique : les dates clés pour les différentes tailles d'entreprises
Vous l’aurez compris, un calendrier précis a été établi par le gouvernement pour une mise en place progressive de la réforme sur la facture électronique :
Février 2025 : mise à disposition de l’annuaire central.
1er semestre 2025 : mini-pilote avec les premières PDP.
2nd semestre 2025 : pilote en conditions réelles avec les acteurs volontaires (PDP et entreprises).
1er septembre 2026 : Obligation de réception de factures électroniques pour toutes les entreprises françaises. Et obligation d’émission de facture électronique et d’e-reporting pour les grandes entreprises (GE) et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).
1er septembre 2027 : obligation d’émission de facture électronique et d’e-reporting pour les micro-entreprises, TPE et PME.
Quels sont les avantages de la facturation électronique ?
La facture électronique permet le traitement automatique et instantané des données par des systèmes informatiques. Sa mise en place présente d’autres avantages :
Simplifier les échanges entre l’administration fiscale et les entreprises ;
Limiter les erreurs ;
Raccourcir les délais de traitement et donc, de paiement ;
Alléger la charge administrative des entreprises ;
Lutter contre la fraude fiscale.
En savoir plus sur les avantages de la facture électronique.
Comment fonctionne la facturation électronique ?
Penchons-nous maintenant sur le fonctionnement de la facture électronique. Quel est le processus d’émission et comment doit-elle être archivée ?
Le processus d'émission d'une facture électronique
Fini la rédaction manuscrite des factures sur carnets carbone ou via un logiciel de traitement de texte ou de tableur. Finie aussi l’exportation d’une facture au format PDF standard.
source : impot.gouv.fr
Pour émettre une facture électronique, vous aurez deux possibilités :
Conserver vos outils de facturation actuels ;
Transférer la facturation sur la PDP de votre choix.
Explications :
Vous pourrez générer vos factures aux formats réglementaires (UBL, CII ou hybride) via votre outil de facturation interne ou externe (OD), en ayant pris soin auparavant de contrôler sa compatibilité avec la PDP que vous aurez choisie. Dans le cas d’un OD, assurez-vous qu’il réponde aux normes de l’industrie (notamment la norme ISO 27 001 pour la sécurité de l’information).
Pennylane est un OD et une PDP immatriculée, sous réserve et certifiée ISO 27 001 depuis août 2023.
Pour être conforme, une facture électronique devra comporter, en plus des mentions obligatoires actuelles, ces nouvelles mentions obligatoires :
le numéro d’identification de l'assujetti et du client (SIREN) ;
l’adresse de livraison des biens si elle est différente de celle du client ;
la nature des opérations qui se limite à la livraison de biens, aux prestations de services ou aux deux ;
la mention "option pour le paiement de la taxe d’après les débits", lorsque le prestataire a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits (lors de la facturation) au lieu de la TVA sur les encaissements.
Le cycle de vie d'une facture électronique : de l'émission à l'archivage
Pour faire court, voici le cycle de vie d’une facture électronique :
Émission > transmission > réception > intégration dans la comptabilité > archivage.
Avec la mise en place de la facturation électronique, c’en sera terminé de la transmission directe par mail entre le prestataire/vendeur et le client. L’envoi sera désormais intermédié par le biais d’une plateforme de dématérialisation, les fameuses PDP.
Après son émission, la facture sera transmise via la PDP de l'entreprise émettrice vers la PDP du client destinataire.
Une fois validée par le client, traitée et réglée, la facture électronique sera archivée pendant 6 ans, contre 10 pour les factures papier.
💡 Bon à savoir :
Concernant le stockage de ces factures, vous devrez opter pour un système de stockage dématérialisé (cloud) ou un logiciel de comptabilité sécurisé garantissant l’intégrité des données. Certaines PDP proposent une fonctionnalité d’archivage à valeur probante. Une option que proposera Pennylane courant 2025.
Comment passer à la facture électronique ?
La facturation électronique peut être perçue comme un véritable défi pour les entreprises, car elle engendre des changements importants. Afin de réussir votre transition dans les meilleures conditions, voici nos conseils pour passer à la facture électronique :
1. Faites un état des lieux de vos outils et de vos processus. l’objectif est d’identifier vos flux de facturation (émission, réception, validation, conservation) et de contrôler leur compatibilité avec la facturation électronique.
2. Appliquez dès maintenant la réglementation en ajoutant les nouvelles mentions légales obligatoires et en respectant les formats prochainement imposés.
3. Comparez les plateformes et leurs fonctionnalités afin de choisir la PDP qui vous convient. Vous pouvez choisir plusieurs plateformes et même des plateformes différentes pour l’émission et la réception, même si nous ne pouvons que vous recommander de tout centraliser pour optimiser votre gestion.
🔎 Zoom sur notre solution :
Pennylane est une PDP immatriculée, sous réserve, mais pas seulement ! Nous sommes le seul outil 4-en-1 du marché (outil de production, outil de gestion/OD, compte pro, et PDP). À ce titre, nous proposons une multitude de services adaptés. La fonctionnalité PDP de Pennylane est intégrée gratuitement et déjà accessible pour nos clients, même avant l’entrée en vigueur de la réforme.
4. Formez vos collaborateurs aux nouvelles règles et à l’utilisation des nouveaux outils.
5. Informer vos clients et fournisseurs par le biais de guides des bonnes pratiques ou de newsletters. 6. Rapprochez-vous de votre expert-comptable, qu’il soit interne ou externe à votre entreprise, afin d’être conseillé au mieux sur cette transition technologique.
Qu’est-ce qu’une PDP ?
Une PDP est une plateforme chargée de transférer les factures électroniques entre l’émetteur et le client. Ces plateformes sont agréées par l’État. Pour l’heure, celles qui remplissent les critères, sont immatriculées sous réserve. C’est le cas de Pennylane, qui se trouve sur la liste officielle des PDP.
Les PDP sont des intermédiaires entre les entreprises pour l’émission, la réception et la vérification des factures électroniques dès le 1er septembre 2026.
Leur utilité ? Vérifier les données de la facture (d’où l’importance de la mise en place de formats lisibles par des ordinateurs), extraire les informations exigées par l’administration. Certaines PDP pourront assurer des services complémentaires tel que l’archivage.
Il ne faut pas confondre PDP et OD (opérateur de dématérialisation). Les OD n’ont pas l’accréditation pour transmettre des e-factures. Toutefois, il est tout à fait possible qu’un OD propose la création de factures électroniques aux formats conformes.
Quels sont les impacts de la facture électronique pour les entreprises ?
La réforme va entraîner des changements au sein des entreprises. Bien qu’il s’agisse d’une obligation, la facture électronique apporte aussi son lot d’avantages… et de sanctions en cas de manquement. On vous explique tout ce que ça va changer pour vous.
1. De nouvelles obligations liées à la facturation électronique pour les entreprises
Inscription à une PDP pour la réception des factures électroniques, dans un premier temps.
Nouvelles mentions obligatoires sur les factures.
Émission de factures comportant des données structurées au format UBL, CII ou hybride (Factur-X, par exemple)
Interdiction de transmettre une facture par un autre biais qu’une PDP ou que Chorus.
Transmission des données de transactions (e-reporting).
2. Les avantages de la facture électronique pour les entreprises
Voyez le bon côté de la facturation électronique avec Pennylane. La réforme vous permettra de :
Accélérer votre digitalisation ;
Gagner en temps et en fiabilité, et donc de booster votre productivité.
Améliorer le suivi de vos factures.
Optimiser la collaboration comptable.
Réorganiser les missions entre votre comptable et votre entreprise.
3. Un risque de sanctions en cas de non respect de la réforme de la facture électronique
Le non-respect de la réforme à sa date d’entrée en vigueur entraînera des sanctions pour votre entreprise :
pour chaque facture non émise électroniquement : 15 €.
pour chaque manquement au e-reporting : 250 €.
Dans les deux cas, la 1ère infraction commise ne sera pas sanctionnée et le plafond est fixé à 15 000 € par année civile.
FAQ : Nos réponses à vos questions sur la facture électronique
Faut-il faire figurer de nouvelles mentions/informations sur les factures électroniques ?
Oui. En plus des mentions légales habituelles, 4 nouvelles mentions sont à ajouter sur les factures électroniques :
le numéro SIREN du client ;
la nature de la transaction effectuée (livraison de bien ou prestation de service) ;
l’adresse de livraison des biens ou de réalisation de la prestation si elle est différente de l’adresse du client ;
la mention "option pour le paiement de la taxe d’après les débits", lorsque le prestataire ou l’entreprise a opté pour le paiement de la TVA d’après les débits.
Comment envoyer une facture électronique ?
Exit la transmission en direct ou par e-mail d’une facture entre fournisseurs et clients. L’envoi d’une e-facture se fait uniquement via une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) certifiée par l’administration fiscale. Cette plateforme se charge en effet d’envoyer la facture électronique à la plateforme de dématérialisation du client.
La facture électronique est-elle obligatoire ?
La réforme de la facture électronique concerne tous les assujettis à la TVA, qu’ils soient redevables ou non de la TVA. Par assujetti à la TVA, on entend toute personne physique ou morale qui exerce de manière indépendante une activité économique à titre habituel.
En revanche, les opérateurs réalisant exclusivement des opérations exonérées au sens des articles 261 à 261 E du CGI ne sont pas concernés par la réforme. Il s’agit notamment :
des prestations effectuées dans le domaine de la santé ;
des prestations d’enseignement et de formation ;
des opérations immobilières ;
des opérations réalisées par les associations à but non lucratif ;
des opérations bancaires et financières et des opérations d’assurance et de réassurance.
Quelles sont les opérations concernées par la facture électronique ?
La facturation électronique concerne toutes les transactions d’achats et de ventes de biens et/ou de prestations de services réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA. Elle s’applique sur les opérations dites domestiques.
Conformément à l’article 289 bis du CGI, l’obligation s’applique aux opérations suivantes :
Les livraisons de biens ou les prestations de services situées en France en application des articles 258 à 259 D du CGI qu’un assujetti effectue pour un autre assujetti et qui ne sont pas exonérées en application des articles 261 à 261 E du CGI ;
Les acomptes se rapportant aux opérations mentionnées ci-dessus ;
Les livraisons réalisées entre assujettis pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité.
Quand entre en vigueur la facture électronique ?
Dès le 1ᵉʳ septembre 2026, chaque entreprise française, quelle que soit sa taille, devra obligatoirement être en capacité de recevoir des factures au format électronique.
De manière progressive, les entreprises auront l’obligation d’émettre des factures électroniques à leurs clients français assujettis à la TVA :
À partir du 1ᵉʳ septembre 2026, pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) ;
À partir du 1ᵉʳ septembre 2027, pour les petites et moyennes entreprises (PME), les toutes petites entreprises (TPE) et les micro-entreprises.
Les entreprises vont-elles devoir s’équiper d’un nouvel outil pour la facturation électronique ?
Les entreprises françaises assujetties à la TVA devront obligatoirement utiliser les services d’une PDP pour émettre et recevoir des factures électroniques, afin d’en assurer leur conformité.
Un acheteur et un fournisseur peuvent-ils choisir deux plateformes différentes ?
Oui. Les PDP communiqueront entre-elles. Chaque entreprise optera pour la plateforme de dématérialisation partenaire de son choix. La PDP d’une entreprise enverra la facture électronique à la PDP de son client.
Qu’est que l’e-reporting ?
L’e-reporting est le second pilier de la réforme de la facturation électronique. Cela consiste à transmettre à l’administration fiscale certaines informations relatives à des opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facture électronique.
Selon leur régime de TVA, trois fois par mois, tous les mois ou tous les deux mois, les entreprises déclareront via une PDP les données de transactions et/ou les données de paiement agrégées par jour, taux de TVA et type d’opérations.
Selon l’article 290 du CGI, les opérations suivantes sont visées par l’obligation d’e-reporting :
Transactions avec des entreprises ou des particuliers établis à l’étranger (B2C ou B2B à l’international) : exportations, livraisons intracommunautaires ;
Ventes et prestations de services à des particuliers (B2C).
Quelles sont les sanctions en cas de manquement aux obligations liées à la facture électronique ?
En cas de non-émission de la facture au format électronique, la loi prévoit une amende forfaitaire de 15 € par facture, plafonnée à 15 000 € par an.
Une amende forfaitaire de 250 € est prévue en cas de non-respect à l’obligation de e-reporting, dont le nombre et la fréquence dépendent du régime d’imposition de l’entreprise assujettie, plafonnée à 15 000 € par an.
Je suis micro-entrepreneur, quelles sont mes obligations concernant la facture électronique ?
La micro-entreprise (anciennement auto-entreprise) est assujettie à la TVA. Elle est en effet soumise à la TVA dès lors qu'elle dépasse les seuils de franchise de base, même si elle peut en être exonérée dans certains cas. Par conséquent, dès lors qu’elle facture des clients professionnels, elle devra être en mesure d’émettre et de recevoir des factures électroniques conformes aux nouvelles exigences légales.
Je suis une PME. Je ne suis pas concerné par la réforme avant le 1er septembre 2027 ?
Faux ! Toutes les PME seront obligées d’être en capacité de recevoir des factures électroniques via une PDP à partir du 1ᵉʳ septembre 2026.
L’échéance du 1ᵉʳ septembre 2027 concerne l’obligation de transmettre des factures au format électronique. Néanmoins, une PME pourra anticiper et commencer à envoyer ses factures via une PDP avant cette date.
J’ai une entreprise établie dans les DOM/COM. Suis-je concerné par la facturation électronique ?
Les entreprises assujetties à la TVA et établies dans les DOM suivants : Guadeloupe, Martinique et La Réunion sont concernées par la mise en œuvre de la facture électronique, au même titre que celles situées en métropole.
En revanche, les entreprises situées dans certains DOM (Guyane et Mayotte), dans les COM (Saint-Pierre-et-Miquelon, Saint-Barthélémy, Saint-Martin, Nouvelle-Calédonie, Polynésie française, Wallis-et-Futuna) ainsi que dans les terres australes et antarctiques françaises n’entrent pas dans le champ d’application de la facture électronique. La TVA n’étant pas applicable sur ces territoires.
Commerçant de détail, je ne fais pas de facture. Suis-je concerné par la réforme ?
Oui. Comme toute entreprise française assujettie à la TVA, le commerce de détail devra accepter de recevoir les factures électroniques de ses fournisseurs en utilisant les services d’une PDP, et ce, dès le 1ᵉʳ septembre 2026. Dans le cas où le commerce de détail facture une autre entreprise, il aura l’obligation de transmettre ses factures sous format électronique à compter du 1ᵉʳseptembre 2027.
Parallèlement, en traitant avec des particuliers (B2C), l’entreprise de commerce de détail devra transmettre les données de paiements et les données de transactions à l’administration fiscale (e-reporting).
J’exporte dans l’UE et/ou hors UE. Devrai-je émettre des factures électroniques à mes clients étrangers ?
Non. L’obligation d’envoyer une facture électronique ne s’applique aujourd’hui que pour les transactions relevant de la TVA en France. En revanche, la réforme prévoit la transmission des données de transactions internationales à l’administration fiscale via l’e-reporting.
Par ailleurs, la Commission Européenne travaille actuellement à la mise en place de la directive ViDA (VAT in the Digital Age ou TVA à l’ère digitale), qui vise à généraliser la facturation électronique au sein des échanges commerciaux entre les pays de l’Union européenne.
J’effectue des travaux chez des particuliers. Suis-je concerné par la réforme ?
Oui. La facture électronique (e-invoicing) n’est pour le moment pas imposée pour les opérations avec des particuliers. Cependant, les prestataires de service doivent transmettre à l’administration fiscale des données de transactions et des données d’encaissement.
Attention ! Une entreprise qui réalise des prestations de service, mais qui achète de la marchandise, devra être en capacité de recevoir les factures au format électronique envoyées par ses fournisseurs, en utilisant les services d’une PDP.
