Lorsqu’un client tarde à payer, il est essentiel de réagir rapidement pour préserver la trésorerie de votre entreprise. La relance pour facture impayée permet de rappeler poliment à votre client son obligation de règlement tout en maintenant une bonne relation commerciale. Découvrez pourquoi la relance client est indispensable, quand l'envoyer et comment la rédiger efficacement grâce à nos modèles de mails et de lettres de relance.
Facture impayée : définition
Une facture impayée est une facture dont le montant dû n’a pas été réglé à l’échéance prévue. Pour être conforme à la réglementation, une facture doit clairement mentionner une date limite de paiement (généralement fixée à 30 jours après l’émission de la facture).
En l'absence de paiement à cette date, vous pouvez engager des démarches de relance auprès de votre client.
À quoi servent les relances pour facture impayée ?
La relance pour facture impayée est un élément clé du recouvrement d’une créance. Ce mode de procédé à l’amiable a plusieurs objectifs :
Éviter une procédure judiciaire longue et coûteuse
Une relance amiable permet souvent de régler la situation rapidement, sans frais juridiques. Elle évite les complications d'une procédure judiciaire, qui est un recours de dernier ressort.
Préserver la relation avec votre client
Une relance bien formulée permet de rappeler poliment à votre client son obligation de paiement, sans nuire à la relation commerciale. En restant professionnel et courtois, vous minimisez le risque de perdre un client, ce qui est crucial pour la pérennité de votre entreprise.
Minimiser le risque de condamnation
En cas de procédure judiciaire, il existe toujours un risque de ne pas être entendu et de devoir assumer des frais supplémentaires. En choisissant la voie amiable via une relance, vous réduisez ce risque tout en augmentant vos chances d’obtenir un paiement sans complications.
Soigner votre réputation professionnelle
Votre réputation est précieuse. Une relance respectueuse montre votre professionnalisme et votre sérieux. Au contraire, une action judiciaire prématurée peut nuire à votre image et à votre crédibilité.
Quand faire une relance pour facture impayée ?
Nous vous conseillons d’effectuer une première relance à J+5 de la date d’échéance, une seconde relance à 10-15 jours de retard de paiement, et si besoin, une 3ème relance à 1 mois de retard.
Le délai de prescription de la facture
Le délai de prescription d’une facture dépend de la nature de la créance :
deux ans pour un client particulier ;
cinq ans pour un client professionnel.
Comment faire une relance à son client pour facture impayée ?
Pour relancer efficacement votre client, plusieurs moyens peuvent être utilisés :
L’appel téléphonique peut s’avérer utile pour débloquer une situation ou obtenir des explications rapides de la part de votre client.
L’e-mail est le moyen le plus rapide et le plus souple pour effectuer une première relance. La relance pour facture impayée par mail permet de garder une trace écrite tout en restant courtois.
La lettre est idéale pour des relances plus formelles, notamment après plusieurs tentatives infructueuses. L'envoi en recommandé peut être nécessaire avant d'entamer une action en justice.
3 modèles de mail pour relance de facture impayée
1. La relance à envoyer quelques jours avant échéance de la facture
L’oubli sincère et la perte de la facture sont les causes les plus fréquentes des retards de paiement. N’hésitez pas à envoyer un mail de rappel quelques jours (de 3 à 5) avant la date d’échéance de la facture pour rafraîchir la mémoire de votre client.
Voici un exemple de relance à envoyer quelques jours avant la fin de l’échéance de la facture :
Objet du mail : La facture n°XXX arrive bientôt à échéance
Ajouter en pièce jointe : La facture concernée
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
La facture n°XXX datée du .../.../… et d’un montant de XXX€ arrive bientôt à échéance.
Nous vous remercions d’avance de procéder à son règlement d’ici le …/.../…
À toutes fins utiles, vous trouverez la facture concernée en pièce jointe de ce mail.
Si une quelconque difficulté risquait de retarder votre paiement, nous vous invitons à nous en faire part par retour de mail ou à ce numéro : XX.XX.XX.XX.XX.
Cordialement,
Signature
2. La première relance d’une facture impayée
L’objectif de la première relance est d’encourager votre client à vous faire part d’éventuelles difficultés qui expliqueraient son retard de paiement.
Voici un modèle de mail pour une première relance de facture impayée :
Objet : Facture n°XXX – 1ère relance
Ajouter en pièce jointe : La facture concernée
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
Sauf erreur de notre part, nous n’avons pas reçu le règlement de la facture n°XXX datée du .../.../... et d’un montant de XXX€.
L’échéance de cette facture était fixée au ../.../… ; elle est donc dépassée.
S’il s’agit d’un simple oubli, nous vous remercions de procéder au paiement de la facture dans les meilleurs délais. Vous la trouverez en pièce jointe de ce mail.
Cependant, si une quelconque difficulté retarde votre paiement, nous vous invitons à nous contacter par mail ou à ce numéro : XX.XX.XX.XX.XX
Cordialement,
Signature
3. Modèle de mail pour une deuxième relance de facture impayée
Si le premier mail de relance n’a pas fonctionné, il est temps de relancer votre client en lui adressant un deuxième mail pour lui rappeler que vous êtes toujours en attente du règlement.
Cette nouvelle relance doit rester cordiale, mais il est important de montrer un peu plus de fermeté par rapport au premier mail.
Voici un modèle de mail pour une seconde relance de facture impayée :
Objet : Facture n°XXX – 2ème relance
Ajouter en pièce jointe : La facture concernée et le premier mail de relance envoyé
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
Dans notre mail du .../.../… ci-joint, nous vous avions demandé de procéder au paiement de la facture n°XXX d’un montant de XXX€, émise le .../.../… et arrivée à échéance le …/.../....
Nous sommes au regret de constater que nous n’avons toujours pas reçu le paiement de ladite facture. Nous vous remercions de procéder le plus rapidement possible à son règlement.
Vous trouverez en pièce jointe de ce mail la facture concernée.
Cordialement,
Signature
4. Dernier mail de relance d’une facture impayée
Si, malgré les deux premières tentatives, vous êtes toujours sans nouvelle de votre client ou si ses réponses n’ont pas été accompagnées par un paiement, il est alors temps de passer à la troisième et dernière relance de facture impayée.
Il est assez rare d’avoir recours à une troisième lettre de relance. Mais, cette fois-ci, le ton doit être ferme et définitif. Votre client doit comprendre qu’il s’agit de votre dernier effort pour concilier cette situation à l’amiable sans recourir à un service de recouvrement.
Voici un modèle d’e-mail pour une troisième et dernière relance de facture impayée :
Objet : Facture n°XXX – 3ème et dernière relance
Ajouter en pièce jointe : La facture concernée ainsi que les 2 mails de relance envoyés précédemment
Corps du mail :
Madame, Monsieur,
Par un premier mail daté du .../.../... puis un deuxième daté du .../.../..., nous vous avons demandé de procéder au paiement de la facture n°XXX d’un montant de XXX€, émise le .../.../… et arrivée à échéance le …/.../....
À ce jour, nous n’avons toujours pas reçu le paiement de cette facture. Nous vous prions de procéder immédiatement à son règlement.
Vous trouverez en pièces jointes la facture concernée, ainsi que les deux lettres de relance qui vous ont déjà été adressées.
Cordialement,
Signature
Modèle de lettre pour facture impayée
En cas de retard de paiement, il est également possible d’envoyer une relance sous forme de lettre. Celle-ci doit contenir certaines informations :
L’objet de la lettre de relance ;
Le numéro et la date de la facture impayée ;
La date d’échéance de la facture ;
Le montant à régler de la facture ;
Les moyens de paiement acceptés.
Bon à savoir
Il est conseillé d’envoyer votre lettre de relance par courrier recommandé afin de prouver son envoi en cas de contentieux.
Découvrez ci-dessous un modèle de lettre à envoyer à votre client pour une facture impayée.
Comment puis-je savoir si mon client a bien reçu ma relance ?
Vous pouvez lui demander de confirmer la bonne réception du mail de relance par téléphone ou par retour de mail.
Activez la fonctionnalité de notification de réception depuis votre messagerie. La plupart d’entre elles proposent ce type de fonction : Gmail, Outlook. Cette option vous permet de recevoir une notification lorsque votre client a ouvert votre e-mail.
Comment dois-je gérer un client qui ne répond pas à mes relances ?
Si votre client ne répond pas à vos relances, plusieurs méthodes s’offrent à vous :
Relancez régulièrement : envoyez plusieurs relances espacées dans le temps pour vous assurer que le client a bien reçu votre message. Adaptez le ton de vos relances pour éviter d'agacer le client.
Changez votre méthode de contact : si vous avez utilisé l'e-mail, essayez de contacter le client par téléphone ou par un autre moyen. Cela peut ouvrir une nouvelle opportunité de contact.
Soyez poli et professionnel : restez respectueux et courtois, même si le client ne répond pas. L'agressivité pourrait nuire à la relation.
Faites preuve de patience : les clients peuvent être occupés, alors accordez-leur un délai suffisant pour répondre à vos relances.
Fixez une date limite : si vous attendez une réponse dans un certain délai, précisez-le clairement dans votre relance pour encourager une réponse rapide.
Décidez de la suite à donner : si le client persiste à ne pas répondre, déterminez quelle action entreprendre : suspendre temporairement la relation, envoyer un dernier message pour clarifier la situation, ou envisager de mettre fin à la collaboration si nécessaire.
Est-ce que je peux facturer des intérêts de retard si un client ne paie pas sa facture à temps ?
Il est tout à fait possible de facturer des intérêts de retard si votre client ne paie pas sa facture à temps. Les intérêts de retard sont une compensation pour le préjudice que vous subissez en raison du retard de paiement de votre client.
Si vous avez convenu avec votre client des conditions de paiement, vous pouvez spécifier dans le contrat ou la facture les taux d'intérêt de retard et les modalités de leur application. Le taux d'intérêt légal est déterminé chaque année par décret et peut varier d'une année à l'autre. Le taux d'intérêt en vigueur pour l'année en cours peut être consulté sur le site du ministère de l'Économie et des Finances.
Attention La facturation des intérêts de retard peut avoir un impact sur la relation commerciale avec votre client, vous devez donc vous assurer de communiquer clairement les modalités de paiement et les conséquences en cas de non-respect de ces modalités en amont.
Comment automatiser ses relances pour facture impayée ?
En adoptant la relance automatique de vos factures clients, vous réduisez considérablement vos délais de paiement. Plusieurs avantages à l'utiliser :
Amélioration de la trésorerie en réduisant les retards de paiement et les risques d’impayés,
Gain de temps évident par semaine que vous pouvez consacrer à des sujets plus stratégiques.
Le saviez-vous ? Les logiciels de facturation peuvent enregistrer plusieurs séquences automatisées de relance. Sur Pennylane, vous pouvez créer directement une série d’e-mails programmés à partir d’une date précise, par exemple : 2 jours avant la date d'échéance de la facture, 5 jours après la date d’échéance...
Est-ce que je peux engager une procédure de recouvrement de créances si un client ne paie pas sa facture ?
Si après de nombreuses relances, votre client n’a toujours pas réglé sa facture impayée, vous pouvez envisager une procédure de recouvrement de créances. Ce processus juridique s’effectue en plusieurs étapes :
L’envoi d'une mise en demeure
Vous pouvez envoyer une mise en demeure à votre client par courrier recommandé avec accusé de réception. Cette mise en demeure doit préciser le montant de la créance, les modalités de paiement et les conséquences en cas de non-paiement.
L’appel à un huissier de justice
Si la mise en demeure n'aboutit pas, vous pouvez faire appel à un huissier de justice pour recouvrer la créance. L'huissier peut engager des actions judiciaires pour récupérer la somme due, telles que la saisie de biens ou la mise en place d'un plan de remboursement.
La procédure judiciaire
Si les autres mesures n'ont pas fonctionné, vous pouvez engager une procédure judiciaire pour récupérer la créance. Il existe différents types de recouvrement judiciaire :
Injonction de payer : vous déposez un dossier au tribunal pour obtenir une injonction obligeant le débiteur à payer.
Référé-provision : vous saisissez le juge pour qu'il ordonne le paiement d'une avance (ou provision) à votre client. Les deux parties sont convoquées à une audience.
Assignation en paiement : vous engagez une procédure judiciaire classique pour obtenir le paiement de vos créances. Attention, cette procédure est plus longue et plus onéreuse.
À noter Le recouvrement de créances peut avoir un impact négatif sur la relation commerciale avec votre client, vous devez donc être sûr que toutes les autres options ont été épuisées avant d'engager une procédure de recouvrement.
Sources
