Qu’est-ce qu’une facture d’avoir ?
Une facture d’avoir se définit comme un document comptable établi pour corriger ou annuler tout ou partie d'une facture initiale. Elle sert à reconnaître qu'une somme d'argent doit être remboursée au client ou déduite de son solde.
Depuis la réglementation entrée en vigueur en janvier 2018, il est interdit de modifier une facture après son émission. Le recours à la facture d'avoir est donc requis pour modifier la facture initiale et l'enregistrer en comptabilité.
Bon à savoir La facture d’avoir a une durée de validité de 5 ans (sauf dispositions contraires figurant dans les conditions générales de vente, selon l’article L110-4 du Code de commerce). Elle doit être conservée dans la structure pendant 10 ans. Il est possible d'en éditer autant de fois que nécessaire. Aucune limite en termes de quantité n’a été fixée par la loi.
À quoi sert une facture d’avoir ?
La facture d'avoir permet de corriger ou d'annuler une transaction commerciale après l'émission d'une facture. Elle sert notamment à :
Rectifier une erreur de prix ou de quantité ;
Accorder une remise, un rabais ou une ristourne après facturation ;
Annuler totalement ou partiellement une vente en cas de retour de marchandises ;
Corriger un trop-perçu ou ajuster un acompte.
Pour le commerçant, la facture d’avoir évite des erreurs comptables et facilite les gestes commerciaux. Pour le client, elle permet de bénéficier d'un remboursement ou de réutiliser l'avoir pour un futur achat.
À retenir Il est important de savoir faire la différence entre une facture d'avoir et une facture d'acompte. Cette dernière est émise pour le paiement d'un premier versement.
Quand établir une facture d’avoir ?
Une entreprise peut avoir recours à une facture d’avoir pour plusieurs raisons, notamment en cas de geste commercial, d'erreur ou d'annulation d'une vente ou d'une prestation. Selon la situation rencontrée, différents types de factures d'avoir peuvent être émis.
La facture d’avoir commerciale
La facture d’avoir commerciale est généralement établie pour formaliser un geste commercial accordé après la facturation initiale. Elle permet d’accorder une remise, un rabais, une ristourne périodique ou un escompte.
Les raisons d’un tel geste peuvent être diverses : dédommagement suite à un retard de livraison, litige avec le client concernant la prestation réalisée, qualité non conforme au cahier des charges initial,…
La facture d’avoir pour annulation
L’avoir est aussi indispensable en cas d'annulation totale ou partielle d'une vente ou d’une prestation.
Plusieurs cas de figure peuvent justifier son émission, comme la révocation d’un contrat pour insatisfaction du client, l’annulation partielle d’une commande ou d’un chantier, le retour de marchandises non conformes ou endommagées ou encore une double facturation effectuée par erreur.
La facture d’avoir en cas d’erreur
Une facture d’avoir doit également être émise lorsqu'une erreur est constatée sur la facture initiale. Cela peut concerner :
Une erreur de calcul ;
Une mauvaise référence produit ou service ;
Un mauvais montant ou taux de TVA ;
Un trop-perçu par l’entreprise.
À noter Dans ce cas, la facture d’avoir annule partiellement ou totalement la facture erronée, permettant ensuite d’émettre un document correct.
Comment faire une facture d’avoir ?
La facture d’avoir suit les règles de la facturation classique. Elle doit en effet respecter un certain formalisme et comporter des mentions précises. Pour assurer une parfaite traçabilité comptable, la facture d'avoir doit impérativement être liée à la facture d’origine qu’elle vient corriger ou annuler.
Les étapes clés pour créer une facture d’avoir conforme
Identifier la facture initiale : avant d’émettre une facture d’avoir, il est nécessaire de retrouver et de référencer la facture initiale concernée. Cela permet d’éviter toute erreur dans les montants à rectifier et de prouver la justification de l’avoir en cas de contrôle.
Créer un document distinct : la facture d'avoir ne doit pas être une simple modification de la facture existante. Il s’agit d’un nouveau document à part entière.
Respecter la numérotation obligatoire : chaque facture d’avoir doit suivre une numérotation chronologique et continue, exactement comme les factures de vente. Cette règle est imposée par l’administration fiscale pour garantir l’intégrité des documents comptables.
Inclure les mentions obligatoires (voir la liste complète ci-dessous).
Les mentions obligatoires sur la facture d’avoir
Certaines informations doivent impérativement figurer sur la facture d'avoir pour être considérée comme valide :
La mention « facture d’avoir » ;
La date d’émission de l’avoir ;
Le numéro unique de la facture d’avoir (suivant une séquence chronologique) ;
Les informations du vendeur et de l’acheteur (nom ou raison sociale, adresse, numéro SIREN et numéro de TVA intracommunautaire si applicable) ;
La référence à la facture initiale (en précisant son numéro et sa date) ;
La description détaillée des biens ou services concernés (quantité, prix unitaire, remise éventuelle) ;
Les montants hors taxes (HT), TVA et toutes taxes comprises (TTC) à rectifier ;
Le taux de TVA appliqué à chaque produit ou service ;
La justification de l’avoir : retour de produit, erreur de facturation, remise exceptionnelle,… ;
Les modalités de règlement (remboursement par chèque, établissement d’un bon d’achat, remise sur la prochaine facture).
Pour un professionnel, la facture d'avoir comporte également le taux de pénalité, le délai de paiement et l'indemnité forfaitaire en cas de retard de règlement.
À noter Au lieu de la mention « net à payer », la mention « net à déduire » (ou « net à créditer ») prendra place sur la facture d’avoir.
Comptabilisation d’une facture d’avoir
L’enregistrement précis des avoirs est essentiel pour ajuster les dettes et les créances de manière conforme aux normes comptables.
Comptabilisation des avoirs clients
La comptabilisation des avoirs émis envers des clients se passe comme suit :
Il faut débiter le compte 709 « Rabais, remises et ristournes octroyées par l'entreprise » et le compte 44571 « TVA collectée ».
Il faut créditer le compte 4111 « Client –vente de biens ou de prestations de services ».
Bon à savoir Le compte 709 doit être fermé à la clôture de l'exercice comptable. Les mouvements présents doivent être transférés dans les comptes 70 (comptes de produits appropriés).
Comptabilisation des remises fournisseurs
Lorsqu’une entreprise reçoit un avoir de la part d’un fournisseur, la comptabilisation s’effectue :
Au débit du compte 4011 « Fournisseurs – achats de biens et de prestations de services ».
Au crédit du compte 609 « Rabais, remises et ristournes obtenus sur achats » et du compte 44566 « TVA déductible sur autres biens et services ».
À noter Si l'avoir fait référence à un retour sur achat réalisé au cours d'un précédent exercice, il faudra créditer le compte 772 « Produits exceptionnels sur exercices antérieurs ».
Comment récupérer la TVA sur ce document ?
Si l’avoir permet d'accéder à plusieurs possibilités en matière de gestion comptable et de politique commerciale, sa manipulation est des plus délicates, surtout à cause de la TVA. Il faut donc savoir sur quelle base est appliquée la TVA : sur le montant de la TVA final ou initial. La meilleure solution est de faire appel à un outil approprié pour automatiser le calcul.
La facture d’avoir a un impact direct sur la TVA, car elle vient corriger une opération initialement soumise à la taxe :
Si l’entreprise émet une facture d’avoir à un client, elle réduit le montant de la TVA collectée : au lieu de reverser à l’État la TVA sur la totalité de la facture initiale, elle ajuste à la baisse le montant dû.
Si l’entreprise reçoit une facture d’avoir d'un fournisseur, la TVA initialement déductible est également diminuée : l’entreprise récupère donc moins de TVA qu’initialement prévu.
Dans les deux cas, la TVA collectée ou déductible doit être ajustée dans la déclaration de TVA correspondant à la période durant laquelle la facture d'avoir est émise.
Pour récupérer la TVA, la facture d’avoir doit contenir le montant de remboursement hors taxe et la somme correspondante à la TVA. Si l’entreprise ne veut pas récupérer la TVA dudit remboursement, la facture d’avoir doit indiquer que la remise est nette de taxe. Aucune rectification n’a lieu.
Bon à savoir Si la facture initiale comporte la TVA et qu’elle a déjà été déclarée et payée, il est impératif de relater le montant de la facture dans le cadre 3B « régularisations » de la déclaration fiscale ultérieure.
Utiliser un logiciel de comptabilité pour émettre ses factures d’avoir
Émettre et suivre des avoirs ne sont pas un travail de tout repos. Cela peut être harassant et peut générer des erreurs.
Il est tout à fait possible d'éditer une facture d'avoir en téléchargeant un modèle gratuit sur le net. Mais, pour plus de sécurité et de fonctionnalité, il est fortement conseillé de choisir un logiciel de facturation pour éviter les éventuelles erreurs.
Un logiciel de facturation permet de :
Suivre la numérotation des avoirs clients ;
Mettre à jour le solde de leurs encours ;
Réaliser un avoir automatique à partir d'une facture sans avoir à saisir la domiciliation du client ;
Exporter les écritures comptables ;
Reporter le numéro de facture sur l'avoir concerné de manière automatique ;
Automatiser les calculs de TVA ;
Simplifier l’archivage.
La solution Pennylane est paramétrée pour intégrer automatiquement le calcul de la TVA et sert de guide tout au long de l’émission de la facture d’avoir. En cas de non-conformité ou d’oubli d’une mention obligatoire, un système d’alerte intégré informe immédiatement l’utilisateur, lui permettant de corriger l'erreur avant validation.
De plus, le logiciel de facturation de Pennylane bénéficie de mises à jour régulières afin de rester toujours en phase avec la réglementation en vigueur. Il peut se connecter à d’autres outils métiers comme le CRM (Customer Relationship Management). Ce type d'intégration permet, par exemple, d’analyser les comportements d’achat de la clientèle pour ajuster plus finement le type d’avoir à leur proposer.
Pennylane est une solution parfaitement adaptée aux TPE, PME, ainsi qu’aux micro-entrepreneurs souhaitant sécuriser leur gestion comptable tout en gagnant du temps.
